マニュアルのデジタル化に向いているアプリは?

今でもExcelだけに頼っていませんか?

パソコンのオフィスソフトソフトというと、Word、Excel、PowerPoint(いずれもMicrosoft社)が圧倒的なシェアを持ってきました。マニュアル作成でもオフィスソフトなしでは作成できません。
最近はマニュアル専用アプリもあって、ある一定のルールに沿って、より簡単にマニュアルを作ることも出来るようになりました。

ただ、店舗のオペレーションなどのマニュアルを初めて作成する場合、従来からのルールを整理したり、紙ベースで使っていたチェックリストなどを整理したり、業務の棚卸しをしたり、といったことから始めることが少なくありません。
そうした、デジタル化の最初の一歩は、どうしてもオフィスソフトに頼ることになります。

そのオフィスソフトの中で、最も敬遠されてきたのがWord(ドキュメント作成ソフト)ではないでしょうか?
「会社の書類は基本Excel。企画書やプレゼンはPowerPoint」というのが主流かもしれません。

目次を活用できるWord

ただ、フランチャイズチェーンのオペレーションマニュアルは、初めて作る時でも100ページ以上にはなります。
100ページを超えてくると、作成した後に目次の作成や修正作業にとても手間がかかります。
ファイル内で目次やアウトラインを作る機能があるのは、WordとPowerPointですが、その基本的な使い方を知らないままで、アプリを使っている方がほとんどだと思います。
今回のブログでは詳細は書ききれませんが、目次や見出しが探しやすい(ように作成できる)のが、Wordのメリットと言えます。
しかしながら、Wordは、長い間ソフトのデフォルト設定が日本語向きでなかったためか、非常に使いづらく、敬遠されてきました。
今でも「Wordは使えない(面倒くさい)」「Wordで出来ることはExcelで出来るからいらない」という方も多いと思います。
私も、以前はExcel、PowerPointでマニュアル作成していましたが、試行錯誤する中で考えが変わっていきました。

マニュアルを使う人に優しいファイルに

ここ数年は文書化する時はWordをメインにして、Excelは補助的に使うことを推奨しています。
その理由は、Excelでは「目次」(アウトライン)を一覧にする機能がないため、閲覧だけする人にとっては読みづらいものになってしまいがちだからです。
また、PowerPointは同じ文字修正をするために、人の目で確認しないと出来ないことが多く、目次も手間がかかるといったことから、ページ数が多くなるマニュアルでは使わないようにしています。
マニュアルは作成することがゴールではなくて、研修のテキスト、忘れたことや不明点の確認などで、参照できるなど現場で活用されなければ意味がありません。 

定期的な更新・修正を的確に行なうために
また、マニュアルは定期的に更新していくことが求められます。最初に作成した担当者が更新や修正に携わるとは限りませんので、分かりやすいファイル形式や体裁であることなども大切です。
最近では、店舗業務などでも使いやすいマニュアル専用アプリがあると冒頭に書きましたが、現在のマニュアルをそうしたアプリに移管する場合も、WordファイルをPDFに変換してアップロードする、あるいはアプリのフォーマットに書き換えるような場合でも作業がしやすいと思います。

専用アプリのメリットは、チームでマニュアルの作成・更新・修正することに向いている、更新情報が通知される、履歴管理ができるなどが挙げられます。
オフィスソフトにはそうした機能はありませんので、フランチャイズチェーンでマニュアル活用を進めていく場合には、マニュアル用アプリの導入を検討することも良いと思います。

山崎 純一郎

山崎 純一郎/ Junichiro Yamazaki

投稿者プロフィール

サービスFC本部で法務室長、経営企画部長等を経て、2003年より現職。フランチャイズ本部構築コンサルティングのほか、品質マネジメントシステム(ISO9001)取得支援コンサルティング、フランチャイズ本部のオペレーションマニュアルの企画・編集・制作を担当。そのほかに、研修講師、執筆等も行っている。

株式会社アクアネット フランチャイズ経営研究所 マネジャー チーフコンサルタント
NFCA認定FCコンサルタント AFP(日本FP協会認定)・2級FC技能士(ファイナンシャルプランナー)

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