クラウド時代のマニュアル作成、活用、改定の仕方

先日、(一般)日本フランチャイズチェーン協会でセミナー講師を務めました。

タイトルは「クラウド時代のマニュアル作成、活用、改定の仕方セミナー」。

少しだけ内容をシェアしたいと思います。

フランチャイズ本部に不可欠なマニュアルですが、多くの本部が悩んでいます。

フランチャイズ本部に不可欠なマニュアルですが、多くの本部が悩んでいます。主なものを紹介すると、

作り方がわからない、もしくは上手く作れない
頑張って作っても現場が活用しない
改定しないのでマニュアルと現場業務がどんどん乖離していく

というようなものです。

では、どうしたら良いでしょう？

クラウド化などICT技術の活用も念頭に解決の方向性を考えてみます。

作り方がわからない、もしくは上手く作れない

マニュアル作成についてもクラウド技術の活用が進んできています。

通常は、多くの方がWord やExcelなどのオフィスソフトでマニュアルを作成していると思います（違うソフトを使っていても構いませんが）。

その場合、幾つかの壁があります。

複数人で作業する際、メールのやりとりなどになり使いづらい
写真や動画の活用に限界がある
最終的な配布形態は紙が中心（せいぜいpdfファイル）

この点もクラウド化で随分と変わりました。

リッチなコンテンツ作成が容易になった
グループで共同作業が簡単になった
紙で配布する以外のフォーマットへの対応が簡単になった

このようにクラウド化で作成作業も随分と楽になりました。しかし、結局作るのは人です。

ということでセミナーでは従来のオフィスソフトを使った紙のマニュアル作成方法を詳しく解説しました。

詳細は割愛しますが、作成ステップは以下の通りです。

マニュアル作成の目的、使用シーンを明確にする
業務フローの整理
目次作成
デザインフォーマットの作成
作成の役割分担とスケジュール決定
たたき台作成
内容の確認、修正
第一版作成
管理体制の構築と定期的な改定

頑張って作っても現場が活用しない

「店舗の飾りになっている」、つまり活用されていないマニュアルは残念ながら非常に多いのが実態です。

こうなる大きな理由は、

使い勝手が悪い
内容が実態と違う、または具体的ではない
見なくても業務ができるから

特に“使い勝手”については、クラウド化で大きく改善できます。

紙にすると膨大になるマニュアルがタブレットやスマートフォン1台で、どこにでも持ち運べて、いつでも確認できます。

更に、マニュアルから帳票の記入例や動画などへのリンクもはれるので分かりやすくなります。

また、社員ごとの閲覧履歴などのログ(記録)も残せるため、内容を確認したかのチェックもできます。

使い勝手の向上とログによる管理でマニュアルの活用がこれまでよりも進みます。

改定しないのでマニュアルと現場業務がどんどん乖離していく

クラウド化でマニュアルの管理も変わります。

紙のマニュアルの場合、「改定したページを店舗に送って差し替える」、というオペレーションがあります。

クラウド化ではこれがマスターファイルの上書きで、一瞬で終わります。

また、流出防止も容易になります。

辞めた社員やアルバイトからマニュアルが流出することを危惧している本部の担当者も、「本部から端末のデータを消去できる仕組み」などで一安心です。

このように、クラウド化でマニュアルに関する悩みは大きく改善されてきています。

マニュアル作成や活用、改定に積極的にICT技術を取り入れてみてください。

弊社でもクラウド時代のマニュアル配信システムを提供しています。

ご興味があれば以下からご覧ください。

http://cloudmanual.aqnet.co.jp/